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天津市人民政府口岸服务办公室

单位介绍

天津地处渤海之滨,是我国北方重要的港口城市。天津口岸腹地广阔,是我国北方对外开放的门户,是实施滨海新区国家战略的窗口。新中国成立后,特别是改革开放以来,天津口岸经过大规模的建设和发展,现已拥有天津海港口岸(含海面油田交货点)、天津空港口岸两个对外开放的一类口岸。同时,天津口岸与内地口岸区域合作及天津电子口岸建设都取得了突破性进展。天津市人民政府口岸服务办公室是负责本市口岸综合协调服务的市政府直属机构。

项目背景

伴随着信息化的快速发展,天津市人民政府口岸办的管理任务逐渐加重,急需借助信息化手段,开启协同的办公方式,助力管理的及时、高效。在对OA系统的选型方面,我们OA系统凭借多年的发展经验、众多的客户应用案例,以及丰富的实施应用经验,深得天津市人民政府口岸办的信赖和欢迎,并成功赢得天津市人民政府口岸办的青睐,双方成功合作。

天津市人民政府口岸办领导对局里信息化建设高度重视,此次OA项目不仅是要求实现无纸化办公模式,更希望后期将OA系统建立成天津市人民政府口岸办的知识管理平台,全面拓展。

解决方案

自定义门户:门户是用来展示关键信息的平台,可在门户首页上添加许多关键性信息来展示。门户首页放置了包括文件查阅、公文办理、工作流程、网上班车、内部邮件在内的几个模块,更注重和强调简单实用

公文管理:通过协同办公系统加强整个厅内部红头文件的及时上传下达,可在线跟踪文件办理进度,及时进行催办。收文处理单实现电子化流程,提升文件审批、传阅的效率,同时便于历史文件的检索查阅。

信息管理:实现信息发布及数据共享,提供有效的发布渠道,以使信息得到及时发布、共享、利用、沉淀。

工作流程:天津人民政府口岸办所应用流程不多,设置、优化处理包括办公室和后勤服务中心两大类。通过流程图形化定义界面,可根据实际情况灵活自定义工作流程,用户可以控制流程步骤数,设置每一步骤的处理人、处理部门、处理权限及处理时限,对办公和业务各个环节的监控与分析,管理人员可以方便地对数据和记录进行分析,进而提炼出对管理有进的信息,把握工作进度,监督执行效果。

文件柜档案管理:在未使用OA系统之前,天津人民政府口岸办保留着传统手工式档案管理方法,不仅档案不易保存,而且查找起来更为不便。而通过在OA系统里搭建档案管理功能,使日常的档案查询、档案销毁、档案借阅、档案统计等工作都变得轻松起来。

催办督办:每一个任务(包括公文处理、个人任务、部门任务等)一般都有一个标准的办理时间,甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间,如果超过这个时间,可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理,使任务能够在短的时间内处理完毕。

车辆管理: 通过工作流与自定义模块开发的方式实现需求。建立车辆申请流程,流程流转到车队环节,由车队选择车辆并填写派车回执单并自动发送邮件给用车人员,用车人员用车。

会务管理:通过统一的管理平台,进行会议室使用情况的及时查看,使会议人员选择相对空闲的会议室进行申请,显示的方式进行了清晰化调整,从而推动办公人员会议工作的及时有效地开展。

公文管理:集团内部发文流程种类较多,收文(签报)却因其有制式背景图片,再加上需要多个公文管理模块所没有的字段类型支持,这些都可以采用工作流程来实现。

VPN整合:用户每次登陆系统,需先通过VPN验证,确保内部信息安全。